Regulamin organizacyjny to dokument wewnętrzny, który określa strukturę organizacyjną, kompetencje, zadania, uprawnienia i zasady funkcjonowania jednostek i stanowisk w danym podmiocie. Może on regulować m.in. hierarchię służbową, przepływ poleceń, zasady współpracy między komórkami organizacyjnymi, obieg dokumentów, kompetencje decyzyjne.
Jest on bardzo istotny zwłaszcza w jednostkach sektora publicznego, samorządowego, placówkach medycznych oraz większych przedsiębiorstwach, gdzie struktura organizacyjna jest złożona.
Kto musi posiadać regulamin organizacyjny?
Posiadanie regulaminu organizacyjnego wymagane jest dla m.in:
- Podmiotów wykonujące działalność leczniczą ➡️ Na tym skupimy dalszą część wpisu!
- Jednostek samorządu terytorialnego (Urzędy gmin, miasta, powiatu, urzędu marszałkowskie)
- Sądów i jednostek organizacyjnych prokuratury
- Uczelni wyższych
- Jednostek budżetowe i samorządowych instytucjach kultury
- Organów administracji rządowej
Regulamin organizacyjny w podmiocie leczniczym
W świecie ochrony zdrowia, gdzie precyzja i zgodność z przepisami są kluczowe, regulamin organizacyjny stanowi niezbędny element każdego podmiotu leczniczego. To dokument, który nie tylko porządkuje wewnętrzną strukturę placówki, ale także zapewnia jej legalność i transparentność działania. Obowiązek posiadania regulaminu reguluje art. 23 i 24 ustawy o działalności leczniczej. Regulamin określany jest przez Kierownika podmiotu wykonującego działalność leczniczą. To właśnie na nim spoczywa obowiązek wprowadzenia dokumentu do podmiotu.
Kto musi więc posiadać taki regulamin?
- Podmioty prowadzące praktyki zawodowe (np. lekarze, pielęgniarki i położne, fizjoterapeuci, diagnostycy laboratoryjni) – którzy pozostają przedsiębiorcami w rozumieniu prawa przedsiębiorców.
- Podmioty lecznicze (szpitale, przychodnie, prywatne Kliniki, poradnie specjalistyczne, Instytucje badawcze prowadzące działalność leczniczą, Fundacje i Stowarzyszenia prowadzące działalność leczniczą)
! Należy jednak pamięć, że wymóg posiadanie regulaminu organizacyjnego nie obejmujepodmiotów, zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w innym (niż własna działalność) podmiocie leczniczym.
Co powinien zawierać regulamin organizacyjny?
| ✓ Oznaczenie firmy albo nazwy podmiotu | Pamiętaj o aktualnych danych z rejestru (np. CEiDG , KRS, RWPDL) |
| ✓ Cele i zadania podmiotu, | Określ dokładnie cel działalności, np. udzielanie świadczeń zdrowotnych z zakresu dermatologii, troska o zdrowie i wygląd pacjentów, utrzymanie najwyższych standardów bezpieczeństwa i higieny. Opisz też główne zadania, np. obsługa pacjentów, udzielanie informacji, prowadzenie dokumentacji medycznej. |
| ✓ Strukturę organizacyjną zakładu leczniczego (nie dotyczy praktyk zawodowych) | Przedstaw szczegółową strukturę podmiotu, np.: 1) Rejestracja, 2) Gabinet dermatologii, 3) Gabinet chirurgii. |
| ✓ Rodzaj działalności leczniczej oraz zakres udzielanych świadczeń zdrowotnych, | Określ rodzaj działalności: stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne lub świadczenia ambulatoryjne. Wskaż zakres świadczeń, np. profilaktyka, diagnostyka, rehabilitacja, opieka pielęgnacyjna. |
| ✓ Miejsce udzielania świadczeń zdrowotnych, | Podaj rzeczywiste miejsce, w którym udzielane są świadczenia zdrowotne. |
| ✓ Przebieg procesu udzielania świadczeń zdrowotnych (nie dotyczy praktyk zawodowych) | Opisz przebieg udzielania świadczeń krok po kroku, np.: rejestracja pacjenta → diagnostyka → udzielenie świadczenia → udokumentowanie wizyty. |
| ✓ Organizację i zadania poszczególnych jednostek lub komórek organizacyjnych (nie dotyczy praktyk zawodowych) | Wskaż zakres obowiązków i odpowiedzialności poszczególnych stanowisk, np. dyrektora, kierownika, zastępcy, rejestratorki, pielęgniarki. |
| ✓ Warunki współdziałania z innymi podmiotami wykonującymi działalność leczniczą (nie dotyczy praktyk zawodowych) | Opisz zasady współpracy z innymi placówkami medycznymi, np. na podstawie umów o współpracy lub porozumień między szpitalami. |
| ✓ Wysokość opłat za udostępnienie dokumentacji medycznej | Za jedną stronę wyciągu albo odpisu dokumentacji medycznej – 17,50 zł Za jedną stronę kopii albo wydruku dokumentacji medycznej – 0,61 zł Za udostępnienie dokumentacji medycznej na informatycznym nośniku danych – 3,50 zł |
| ✓ Organizację procesu udzielania świadczeń zdrowotnych w przypadku pobierania opłat, | Opisz sposób udzielania świadczeń odpłatnych, np.: rejestracja pacjenta → wykonanie diagnostyki → udzielenie świadczenia → rozliczenie i udokumentowanie wizyty. |
| ✓ Wysokość opłaty za przechowywanie zwłok pacjenta przez okres dłuższy niż 72 godziny (nie dotyczy praktyk zawodowych i podmiotów wykonujących jedynie świadczenia ambulatoryjne) | Opłaty ustalane są indywidualnie przez placówki, zazwyczaj wynoszą 50–200 zł brutto za każdą rozpoczętą dobę. |
| ✓ Wysokość opłat za świadczenia zdrowotne, które mogą być udzielane za częściową albo całkowitą odpłatnością; | Podaj aktualny cennik świadczeń medycznych, np. konsultacja dermatologiczna – 300 zł. |
| ✓ Sposób kierowania jednostkami lub komórkami organizacyjnymi zakładu leczniczego (nie dotyczy praktyk zawodowych) | Wskaż osobę kierującą daną jednostką i określ jej główne zadania oraz zakres odpowiedzialności. |
‼️ Pamiętaj ‼️
Jeśli prowadzisz monitoring wizyjny pomieszczeń ogólnodostępnych w swojej placówce– zamieść tę informację w swoim regulaminie!
Określ:
- Co będzie obejmował monitoring (np. Recepcję, poczekalnię, ciąg komunikacyjny)
- Jaki czas są przechowywane nagrania (maksymalnie do 90 dni)
- Kto ma dostęp do nagrań (wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora danych)
- Jak są przetwarzane twoje dane osobowe w ramach monitoringu (najlepiej umieść tą informację w Klauzuli informacyjnej RODO swojej placówki)
Co mówi orzecznictwo w danym temacie?
- Brak regulaminu organizacyjnego może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych. Przykładem jest wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 28 września 2018 r. (II OSK 1342/18), w którym stwierdzono, że „Wprowadzenie do regulaminu organizacyjnego zapisów dotyczących pobierania od pacjentów dodatkowych opłat za używanie wyposażenia podmiotu leczniczego stanowi naruszenie praw pacjentów podejmowane w celu osiągnięcia korzyści majątkowej”
- Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 14 marca 2023 r. (II PSKP 109/21), w wskazuje na brak wprowadzenia
w kierowanej placówce regulaminu organizacyjnego określającego sposób i warunki udzielania świadczeń zdrowotnych, co jest obowiązkowe zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o działalności leczniczej „…brakiem wprowadzenia w kierowanej przez powoda placówce regulaminu organizacyjnego określającego sposób i warunki udzielania świadczeń zdrowotnych, co zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o działalności leczniczej jest obligatoryjne
w podmiotach wykonujący działalność leczniczą”
Jakie błędy są najczęściej powielane?
- Brak wskazania struktury organizacyjnej
- Brak ujęcia wysokości opłaty za udostępnienie dokumentacji medycznej (lub brak aktualizacji stawek)
- Brak określeni wysokości opłaty za przechowywanie zwłok
- Zaniechanie udostępnienia informacji w BIP oraz miejscu udzielanych świadczeń
Jakie są konsekwencje braku regulaminu?
Brak regulaminu organizacyjnego może prowadzić do:
- kar administracyjnych nałożonych przez organy kontrolujące,
- stwierdzenia przez organ kontrolny wykonywania działalności leczniczej niezgodnie z warunkami jej wykonywania,
- nakazu sporządzenia regulaminu organizacyjnego przez organ kontrolny,
- wykreślenia podmiotu z Rejestru Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą w przypadku nieustosunkowania się do nakazu.
Dodatkowo, w ramach kontroli RPWDL, często uwidaczniają się braki lub niedociągnięcia w zakresie regulaminu organizacyjnego.
Przykładowy wpis w RPWDL:
Organy kontrolują placówki w zakresie posiadania przez nich regulaminu organizacyjnego. Poniżej jedno wystąpienie pokontrolne, wskazujące na szczegółowe zbadanie opisywanego elementu.
