Prowadzimy sprawy prawne i podatkowe podmiotów leczniczych
Klientom stałej obsługi mówimy o zmianie przepisu, zanim wejdzie w życie, razem z listą tego, co trzeba poprawić w placówce.
Stała obsługa czy jedna sprawa? Zobacz, czym zajmujemy się w placówce.
Te trzy pytania zwykle nie mają w placówce jednego adresata
W większości placówek odpowiedź brzmi: każdy po trochu. Obsługa prawna podmiotu leczniczego rzadko jest czyjąś jedną rolą. Kierownik ma grafik i rozliczenia, księgowa swoje przepisy, prawnik włącza się wtedy, gdy ktoś do niego zadzwoni. Dopóki nic się nie dzieje, ten podział działa.
Kto w placówce pilnuje zmian w przepisach?
Rozporządzenia zmieniają się bez zapowiedzi, a część obowiązków biegnie od faktu, nie od decyzji. Skład zestawu przeciwwstrząsowego zmienił się 14 kwietnia 2026 roku, a produkty kupione wcześniej wolno wykorzystać do wyczerpania zapasów, o ile nie upłynie termin ich ważności.
Kto wdraża zmiany?
Wiedza o zmianie to jeszcze nie zmiana. Ktoś musi poprawić regulamin organizacyjny, aneksować umowy, zgłosić nowy zakres świadczeń do rejestru i zapisać, że personel został przeszkolony. Kontrola sprawdza dokument, nie intencję.
Kto reaguje, gdy potrzebna jest pilna konsultacja?
Kontrola wojewody, wystąpienie pokontrolne albo wezwanie z UODO mają własne terminy, liczone w dniach. W tym momencie nie ma czasu na szukanie kancelarii, czytanie ofert i wprowadzanie nowego pełnomocnika w sprawę od podstaw.
Jeżeli na żadne z tych trzech pytań nie pada w placówce nazwisko, odpowiedź i tak przyjdzie, tylko z zewnątrz: z protokołu kontroli albo z wezwania.
Co zmieniło się w przepisach w 2026 roku
Poniżej zmiany, które w tym roku dotknęły placówki niezależnie od tego, czy mają kontrakt z NFZ. Pracując od lat z placówkami widzimy jedno: kłopot rzadko bierze się z samego przepisu. Bierze się stąd, że nikt w placówce nie ma w zakresie obowiązków zauważenia zmiany w terminie i wdrożenia jej.
08.01.2026
UODO ogłosił plan kontroli sektorowych na 2026 rok i podmioty lecznicze są na liście. Zapowiedzianym tematem jest monitoring wizyjny, ze szczególnym uwzględnieniem danych dzieci, ale w praktyce kontrola nie kończy się na kamerach.
Co musi mieć placówka: całą dokumentację ochrony danych, w tym rejestr czynności przetwarzania, upoważnienia dla personelu i umowy powierzenia, a przy kamerach podstawę przetwarzania, opisany zakres nagrywania, okres retencji i obowiązek informacyjny.
30.01.2026
Ministerstwo Zdrowia opublikowało komunikat o zabiegach medycyny estetycznej. To stanowisko bez mocy prawnej, ale po nim wyraźnie wzrosła liczba kontroli sanepidu i urzędów wojewódzkich w podmiotach leczniczych.
Co musi zrobić placówka: sprawdzić, kto wykonuje poszczególne zabiegi, i przygotować dokumentację na wypadek kontroli.
01.04.2026
Krajowy System e-Faktur staje się obowiązkowy dla pozostałych przedsiębiorców, a więc także dla placówek medycznych. Zwolnienie z VAT nie zwalnia z wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
Co musi zrobić placówka: wdrożyć wystawianie i odbieranie faktur w KSeF oraz zaktualizować umowy z lekarzami, którzy rozliczają się fakturami. Najmniejsi podatnicy mają czas do 1 stycznia 2027 roku.
14.04.2026
Nowy skład zestawu przeciwwstrząsowego. Zamiast jednego wykazu obowiązuje pięć, zależnych od rodzaju prowadzonej działalności (Dz.U. 2026 poz. 429).
Co musi zrobić placówka: sprawdzić zestaw osobno w każdej komórce organizacyjnej i zaktualizować procedury. Dotychczasowe produkty można stosować tylko do wyczerpania zapasów.
08.07.2026
Reforma Państwowej Inspekcji Pracy. Inspektor może decyzją stwierdzić istnienie stosunku pracy, a nie tylko skierować sprawę do sądu.
Co musi zrobić placówka: przejrzeć nie tylko kontrakty B2B z lekarzami, ale też umowy zlecenia z recepcją, asystentami i higienistkami, pod kątem cech stosunku pracy (ustawa z 11 marca 2026 r., Dz.U. 2026 poz. 473). Zauważamy, że przegląd umów w placówce zatrzymuje się zwykle na lekarzach, a przy recepcji i personelu pomocniczym o cechy stosunku pracy jest najłatwiej.
przez cały rok
Art. 107 ust. 1 ustawy o działalności leczniczej: 14 dni na zgłoszenie każdej zmiany danych objętych rejestrem, pod rygorem kary pieniężnej.
Co musi pamiętać placówka: termin biegnie od zdarzenia, nie od decyzji. Zmiana adresu, kierownika, zakresu świadczeń albo dodanie komórki organizacyjnej uruchamiają go automatycznie.
Stan prawny na dzień 26 lipca 2026 r. Sekcję aktualizujemy wraz ze zmianami przepisów.
Sprawami placówek zajmują się u nas te osoby
Placówka ma wśród nich jedną osobę prowadzącą i kontaktuje się z nią bezpośrednio, bez pośrednictwa sekretariatu.
r.pr. Joanna Podczaszy
radca prawny
dr Stanisław Gurgul
doktor nauk ekonomicznych
Katarzyna Gurgul
prawnik, doktorantka Uniwersytetu Wrocławskiego
Agata Bigoń
aplikantka adwokacka
Prowadzimy sprawy placówek w całej Polsce. Rejestracja podmiotu, korespondencja z wojewodą oraz postępowania kontrolne i administracyjne toczą się dziś w większości pisemnie i zdalnie, więc odległość nie przesądza o jakości obsługi. Na czynności, przy których obecność ma znaczenie, dojeżdżamy.
Jak wygląda stała obsługa placówki
01
Pilnujemy zmian
Śledzimy zmiany w przepisach dotyczących działalności leczniczej i odsiewamy te, które tej placówki nie dotyczą. Informacja o wszystkich zmianach naraz jest równie mało użyteczna jak jej brak.
02
Wdrażamy je w dokumentach
Poprawiamy regulamin organizacyjny, umowy z personelem, zgody i klauzule, zgłaszamy zmiany do rejestru. Placówka dostaje listę tego, co trzeba poprawić, wraz z terminem wykonania.
03
Odbieramy telefon
Każda placówka ma u nas jedną osobę prowadzącą i jej bezpośredni numer. Dzwoni się do niej także wtedy, gdy kontrola jest już w placówce i prosi o dokumentację.
Zaczyna się od rozmowy, w której sprawdzamy, które z tych trzech pytań w placówce pozostają bez odpowiedzi. Czasem okazuje się, że dwa z trzech mają już swojego adresata, więc wystarczy jedna sprawa, a nie stała obsługa.
Co obejmuje obsługa prawna podmiotu leczniczego
Dziewięć obszarów, w których placówki najczęściej nas potrzebują. Prowadzimy je razem, bo w praktyce rzadko występują osobno: zmiana zakresu świadczeń to jednocześnie wpis do rejestru, aneks do umowy z lekarzem i pytanie o stawkę VAT.
Rejestracja podmiotu leczniczego i zmiany w RPWDL
Wpis do rejestru, dodanie komórki organizacyjnej, zmiana adresu, kierownika albo zakresu świadczeń. Pilnujemy czternastodniowego terminu i opisujemy świadczenia tak, żeby wojewoda nie wzywał do uzupełnienia.
Regulamin organizacyjny i dokumentacja medyczna
Regulamin napisany pod konkretną placówkę, a nie oparty na uniwersalnym wzorze, wzory zgód, zasady prowadzenia i udostępniania dokumentacji oraz opłaty za jej wydanie.
Umowy z lekarzami i personelem
Kontrakty B2B, umowy o pracę i zlecenia, zakazy konkurencji, zasady odpowiedzialności za zabieg. Od lipca 2026 roku kontrakty ocenia także inspektor pracy, więc czytamy je pod kątem cech stosunku pracy. Poza samymi umowami zajmujemy się organizacją czasu pracy, zasadami wynagradzania oraz sporami z personelem.
Kontrole i postępowania
Wojewoda, sanepid, UODO, Państwowa Inspekcja Pracy, a przy kontrakcie także NFZ. Przygotowanie do kontroli, obecność w jej trakcie, zastrzeżenia do protokołu i odwołania od wystąpień pokontrolnych.
Ochrona danych i szkolenia personelu
Dokumentacja RODO, monitoring wizyjny, umowy powierzenia, reakcja na naruszenie w pierwszych godzinach. Większość naruszeń ochrony danych wynika z codziennych nawyków, dlatego szkolimy zespół, a nie tylko poprawiamy dokumentację.
Podatki placówki
VAT przy usługach raz zwolnionych, raz opodatkowanych, forma prowadzenia działalności, rozliczenia z personelem oraz skutki podatkowe przekształcenia i sprzedaży placówki.
Roszczenia pacjentów i sprawy sądowe
Wezwanie do zapłaty, zgłoszenie szkody ubezpieczycielowi, postępowanie przed Rzecznikiem Praw Pacjenta i przed rzecznikiem odpowiedzialności zawodowej, a gdy sprawa trafia do sądu, reprezentacja placówki i lekarza w procesie.
Kontrakty z NFZ
Ocena warunków umowy przed podpisaniem, aneksy i zmiany zakresu, rozliczanie świadczeń, kary umowne oraz zastrzeżenia i odwołania w postępowaniu kontrolnym Funduszu.
Jakość i compliance w placówce
Wewnętrzny system zarządzania jakością i bezpieczeństwem pacjenta, którego ustawa o jakości wymaga od placówek z umową z NFZ: rejestr zdarzeń niepożądanych, ocena ryzyka, procedury i szkolenia personelu.
Placówka to także firma, podatki i majątek prywatny
Podmiot leczniczy rozlicza się z urzędem skarbowym i ZUS tak samo jak każda inna firma, tylko z wyjątkami, których nie ma nikt poza ochroną zdrowia. Prowadzimy prawo, podatki i księgowość dla tych samych klientów, więc decyzja podatkowa nie zapada w oderwaniu od umowy, a umowa nie powstaje bez sprawdzenia skutku podatkowego.
Forma działalności i struktura właścicielska
Jednoosobowa działalność, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka komandytowa, a obok tego decyzja, czy zabiegi wykonuje podmiot leczniczy wpisany do rejestru wojewody, czy praktyka zawodowa lekarza. Liczymy, ile kosztuje każdy wariant przy konkretnych przychodach placówki, razem ze składką zdrowotną i podatkiem od wypłat do właściciela.
Wypłaty do właściciela i rozliczenia z personelem
Wynagrodzenie, dywidenda, powtarzające się świadczenia niepieniężne, wynajem sprzętu albo lokalu do własnej spółki. Wskazujemy, które z tych tytułów urząd zakwestionuje przy danej strukturze, a które obronią się dokumentacją.
Podatki i księgowość placówki
Zwolnienie z VAT dla opieki medycznej i granica, za którą zaczyna się stawka 23 procent, rozdzielenie przychodów tam, gdzie placówka wykonuje jednocześnie zabiegi lecznicze i estetyczne, KSeF od 1 kwietnia 2026 roku oraz bieżąca księgowość.
Sukcesja i ochrona majątku prywatnego
Co dzieje się z placówką, gdy właściciela zabraknie albo gdy przestanie prowadzić działalność. Zarząd sukcesyjny, przekazanie udziałów, umowa majątkowa małżeńska i oddzielenie majątku prywatnego od odpowiedzialności za zobowiązania placówki.
Różnica nie leży w tytule zawodowym
To nie jest zarzut wobec innych kancelarii. To różnica w tym, ile razy w roku widzi się tę samą procedurę. Poniżej pięć sytuacji, w których ta różnica jest odczuwalna, i jedna, w której jej nie ma.
Duży spór sądowy albo sprzedaż placówki
Kancelaria bez praktyki w ochronie zdrowia
Poprowadzi i zwykle zrobi to dobrze. Procedura cywilna i transakcje wyglądają podobnie w każdej branży.
GP MED & BEAUTY
Też poprowadzimy. Przewaga jest tu niewielka i nie ma sensu jej udawać.
Rejestracja podmiotu leczniczego i wpis do RPWDL
Kancelaria bez praktyki w ochronie zdrowia
Ustawa o działalności leczniczej nie należy do aktów, które prawnik zna z egzaminów obok kodeksu cywilnego, procedury i spółek handlowych. Kto nie obsługuje placówek, otwiera ją przy pierwszej takiej sprawie. Efekt to wezwania do uzupełnienia, postępowanie przeciągające się ponad termin i wpisy, które nie odpowiadają temu, co placówka faktycznie robi.
GP MED & BEAUTY
Składamy te wnioski regularnie, więc wiemy, co wojewoda kwestionuje w regulaminie organizacyjnym i w opisie zakresu świadczeń. Błędny wpis da się sprostować kolejnym wnioskiem, tylko że najczęściej wychodzi on dopiero podczas kontroli urzędu wojewódzkiego.
Kontrola wojewody, sanepidu, UODO albo Państwowej Inspekcji Pracy
Kancelaria bez praktyki w ochronie zdrowia
Bez znajomości przebiegu takiej kontroli pomoc prawna zaczyna się zwykle dopiero przy zastrzeżeniach do protokołu, gdy część ustaleń jest już zapisana.
GP MED & BEAUTY
Po komunikacie Ministerstwa Zdrowia ze stycznia 2026 roku obsłużyliśmy kilkadziesiąt kontroli sanepidu i urzędu wojewódzkiego. Jesteśmy dostępni w trakcie kontroli i wskazujemy, co kontrolujący ma prawo zobaczyć, co trafia do protokołu, a co do zastrzeżeń.
Zabiegi medycyny estetycznej wykonywane w placówce
Kancelaria bez praktyki w ochronie zdrowia
Bez praktyki w ochronie zdrowia zabieg estetyczny bywa traktowany jak zwykła usługa, dopóki ktoś nie zapyta o obowiązek rejestracji.
GP MED & BEAUTY
Pracujemy na granicy między świadczeniem zdrowotnym a usługą kosmetyczną i potrafimy wskazać, gdzie ta granica przebiega w konkretnym zabiegu.
Zmiana przepisu, która wejdzie w życie za trzy miesiące
Kancelaria bez praktyki w ochronie zdrowia
Zmiana przepisu dociera do prawnika zwykle wtedy, gdy placówka zgłasza się z gotowym problemem.
GP MED & BEAUTY
Klientom stałej obsługi wysyłamy mailem informację o zmianie, zanim wejdzie ona w życie, razem z listą tego, co trzeba poprawić w dokumentach.
Zwolnienie z VAT przy zabiegach z pogranicza
Kancelaria bez praktyki w ochronie zdrowia
Najczęstsze założenie brzmi tak: skoro zabieg wykonuje lekarz i podaje lek, to całość jest zwolniona. O zwolnieniu decyduje jednak cel konkretnego zabiegu, a nie to, kto go wykonuje i czym.
GP MED & BEAUTY
Toksyna botulinowa podana na bruksizm, nadpotliwość albo migrenę to opieka medyczna, a ta sama substancja podana na zmarszczkę mimiczną to usługa ze stawką 23 procent. Rozdzielamy te przychody i pilnujemy, żeby dokumentacja obroniła zwolnienie. W jednej z prowadzonych przez nas spraw dopłata przekroczyła pół miliona złotych, bo urząd policzył podatek za okres wstecz.
Jak rozliczamy współpracę
Model rozliczenia wybieramy po pierwszej rozmowie, kiedy wiadomo już, czy placówka potrzebuje stałego wsparcia, czy jednej sprawy. Zakres i sposób rozliczenia zapisujemy w umowie przed rozpoczęciem pracy.
Stała obsługa abonamentowa
Ustalona miesięczna kwota za bieżące doradztwo, opiniowanie umów i dokumentów oraz informowanie o zmianach przepisów, które dotyczą placówki.
Dla placówek, które mają pytania prawne co miesiąc, a nie raz na rok.
Projekt z górnym limitem
Jedna sprawa z zamkniętym budżetem: rejestracja podmiotu leczniczego, regulamin organizacyjny, wdrożenie dokumentacji, przekształcenie formy działalności.
Placówka wie z góry, ile zapłaci, nawet jeśli sprawa okaże się bardziej pracochłonna.
Rozliczenie godzinowe
Stawka za godzinę pracy prawnika, rozliczana na podstawie zestawienia czynności.
Dla spraw, których zakresu nie da się przewidzieć na początku współpracy, na przykład sporów i kontroli.
Pytania, które słyszymy najczęściej
Ile kosztuje obsługa prawna podmiotu leczniczego?
Cenę podajemy po pierwszej rozmowie, kiedy znamy zakres i wielkość placówki. Rozliczamy się w jednym z trzech modeli: stała obsługa abonamentowa, projekt z górnym limitem albo stawka godzinowa. Wycenę przedstawiamy przed rozpoczęciem pracy, razem z zakresem zapisanym w umowie.
Czy zabiegi medycyny estetycznej wymagają rejestracji podmiotu leczniczego?
To zależy od tego, czy konkretny zabieg jest świadczeniem zdrowotnym w rozumieniu ustawy o działalności leczniczej, a nie od nazwy usługi w cenniku. Ta sama procedura wykonana w różnym celu i przez różne osoby bywa oceniana odmiennie. Ocenę przeprowadzamy zabieg po zabiegu, na podstawie tego, co faktycznie dzieje się w gabinecie.
W jakim terminie trzeba zgłosić zmianę danych w rejestrze podmiotów leczniczych?
W terminie 14 dni od dnia powstania zmiany, zgodnie z art. 107 ust. 1 ustawy o działalności leczniczej. Termin liczy się od zdarzenia, a nie od momentu, w którym placówka zauważy zmianę. Dotyczy to także zmian, które wydają się drobne, jak nowa komórka organizacyjna czy zmiana adresu miejsca udzielania świadczeń.
Czy placówka bez kontraktu z NFZ też podlega kontrolom?
Kontrola wojewody jako organu rejestrowego, kontrola sanitarna, kontrola UODO oraz kontrola Państwowej Inspekcji Pracy. Brak umowy z NFZ zdejmuje z placówki tylko jeden rodzaj kontroli, a pozostałe działają niezależnie od źródła finansowania. Najczęściej sprawdzane są regulamin organizacyjny, dokumentacja medyczna, zgody pacjentów i podstawa współpracy z personelem.
Jak wysokie bywają kary dla placówek medycznych?
Wysokość zależy od organu i od rodzaju naruszenia, ale nie są to kwoty symboliczne. Krakowskie Centrum Medyczne Ujastek zapłaciło łącznie ponad 1,1 mln zł kary za ukryty monitoring na oddziale neonatologii i za brak zabezpieczenia nośników z danymi, a Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie oddalił skargę na tę decyzję. W większości spraw, które prowadzimy, koszt uporządkowania dokumentów przed kontrolą jest wielokrotnie niższy niż koszt sporu po niej.
Czy obsługujecie placówki z całej Polski?
Tak. Większość spraw prowadzimy zdalnie, bo dokumenty, wnioski rejestrowe i pisma do organów są dziś składane i doręczane elektronicznie. Na miejscu pojawiamy się wtedy, gdy ma to znaczenie, przede wszystkim przy kontrolach i przy wdrożeniach obejmujących szkolenie personelu.
Porozmawiajmy o placówce
Pierwsza rozmowa służy ustaleniu zakresu: co w placówce wymaga poprawy teraz, co może poczekać i czego nie ma sensu zaczynać. Jeżeli wystarczy jedna sprawa zamiast stałej obsługi, mówimy o tym wprost.
Zakres obsługi i powiązane tematy
Obsługa prawna podmiotu leczniczego obejmuje u nas rejestrację placówki i zmiany w RPWDL, regulamin organizacyjny, dokumentację medyczną, umowy z lekarzami i pozostałym personelem, ochronę danych pacjentów oraz podatki placówki. Pracujemy z podmiotami leczniczymi, praktykami zawodowymi i placówkami, które łączą świadczenia zdrowotne z usługami wykonywanymi poza działalnością leczniczą.
Szczegóły poszczególnych obszarów opisaliśmy osobno: stała obsługa prawna, ochrona danych osobowych w placówce medycznej, księgowość i podatki oraz regulamin organizacyjny w podmiocie medycznym. O tym, jak wygląda współpraca od strony organizacyjnej, piszemy na stronie jak pomagamy, a osoby prowadzące sprawy przedstawiamy w zakładce zespół. Bieżące zmiany w przepisach omawiamy na blogu.
Stan prawny na dzień 26 lipca 2026 r. Treści na tej stronie mają charakter informacyjny i nie zastępują porady prawnej w indywidualnej sprawie. Kontakt z kancelarią.